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关于做好2020年档案材料归档工作的通知

发布:浏览量:时间:2020-04-22 13:09:44

各学院(部)、各部门、各单位:

    2020年学校档案归档工作即将开始,为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理,确保学校各类文件材料及时、完整的进行归档,现将有关事项通知如下:

    一、归档范围

    1、在学校教学、科研、党政管理等活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式(纸质、照片、磁盘、录像带等)的文件材料和实物均应归档保存。

    2、应特别重视收集:

    2019年重要会议及活动(如全校性活动、外事活动、大型会议、各项检查评估等)中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等声像材料。

    各单位与个人获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。各单位2019年工作中形成的、开会带回的或上级直接寄到本部门的有保存价值的文件材料,主要包括:本部门形成的材料、上级下达的需长期执行的文件,我校重要事项向上级的请示、报告及上级的批复,上级对单位、个人的表彰等材料。及时交由兼职档案人员统一归档,务必做到原件归档,杜绝使用复印件代替。

    3、各单位档案的具体收集范围,请参照苏州科技大学档案工作规范(见附件)。

    二、归档要求

    1、各单位分管档案工作的领导要高度重视本单位、本部门各类文件材料的归档工作,认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确,严把质量关,防止漏归、错归;兼职档案员根据《苏州科技大学档案工作规范》的要求,认真做好文件材料预立卷工作,合理分类,安全存放,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

    2、档案室工作人员负责对各单位立卷归档进行指导、检查,确定卷(盒)。

    3、由各单位兼职档案员负责输入档案管理数据库,包括文件级、案卷级、上传电子文件全文(涉密档案除外,按学校保密规定处理),纸质文档、电子文件目录及上传的电子文件必须对应,上级文件的电子文件全文信息由校办档案室负责。

    4、经兼职档案员签字,并请单位分管领导审查和签字,在规定时间内向综合档案室移交,办理移交手续(一式二份)。

    三、时间安排

    1、 在4月30日前,党委办公室、校长办公室把上级来文、本校形成的文件整理好后,由各单位兼职档案员及时领取归档(上级来文领取联系电话:69379027,领取地址:行政楼4211室,联系人:王雪梅;本校发文领取联系电话:69379033,领取地址:行政楼4209室,联系人:程熙)。

    2、在5月31日前应完成的归档单位包括:党政机关、直属单位、科研机构、体育部及各会计档案立卷部门。

    3、各学院应届毕业生学籍档案的归档工作在每年的10月底完成,具体要求另行通知。

    及时通报各单位归档情况。归档工作中如遇到问题请与校办综合档案室联系。

    综合档案室联系电话:68247032,68418388,联系人:熊彩虹。

 

 

                                                                                校长办公室

                                                                               2020年4月22日