各党委、党总支、直属党支部、党工委，校属各单位：
《苏州科技大学党政公文处理实施办法》，经学校讨论通过，现予以印发。
特此通知。
附件：苏州科技大学党政公文处理实施办法
中共苏州科技大学委员会 苏州科技大学
2020年7月1日
附件：
苏州科技大学党政公文处理实施办法
第一章 总则
第一条 为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高学校公文处理工作效率和水平，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及其他有关规定，结合我校工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于苏州科技大学及所属各部门、各单位公文处理工作。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，实行统一领导、分级管理。
第五条 党委办公室、校长办公室（以下简称学校办公室）是学校公文处理的管理机构，主管以学校名义制发的各类公文，并负责指导全校各部门、各单位的公文处理工作。
第六条 全校各部门、各单位应高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，健全管理制度。各部门、各单位党政主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。
第七条 各部门、各单位应积极使用电子公文，提高公文处理工作信息化水平。除涉密公文外，学校的公文处理工作一
般通过办公自动化系统（简称OA系统）进行。
第二章 发文种类及公文版头的适用
第八条 学校常用公文种类主要有：
（一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定 用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员。
（三）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）请示 用于向上级机关请求指示、批准。
（五）通知 适用于发布规章，转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。学校制定的规章和其它规范性文件根据实际内容可分别冠以“规定”“办法”“细则”等名称，“规定”“办法”“细则”等一般用“通知”印发。
（六）通报 用于表彰先进、批评错误、传达精神、交流情况。
（七）报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
（八）批复 用于答复下级单位请示事项。
（九）函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请示批准等。
（十）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
第九条 学校党群及行政文件种类
（一）党群文件。包括学校党委文件、纪委文件、工会文件、团委文件等。
学校党委文件包括版头为《中共苏州科技大学委员会文件》《中共苏州科技大学委员会》等学校党委层面和相关职能部门以学校党委名义发文的文件、函件等。纪委文件、工会文件、团委文件等其他党群文件版头参照学校党委文件，发文程序参照学校公文管理办法自行制定，并按照相应的程序归档备查。
（二）行政文件。学校行政文件包括版头为《苏州科技大学文件》《苏州科技大学》等学校行政层面和相关职能部门以学校名义发文的文件、函件等。
（三）党政联合文件。学校党政联合文件包括版头为《中共苏州科技大学委员会苏州科技大学》的学校层面文件、函件。
第十条 公文版头的适用
（一）《中共苏州科技大学委员会文件》版头所适用发文字号为“苏科委”，内容主要包括学校党委向上级请示报告工作、传达贯彻中央、省委及上级机关的重大路线、方针、政策，发布学校党委做出的全局性的政策、重大决策和重要工作部署、干部任免；学校党政各单位以学校党委名义向全校发布本单位职权范围内、涉及全局性的重要事项，也可用此公文版头，加盖学校党委印章。
（二）《中共苏州科技大学纪律检查委员会文件》版头所适用发文字号为“苏科纪”“苏科纪立”，主要用于学校纪律检查委员会做出的重大决策、重要工作部署、立案审查等事项。
（三）《苏州科技大学文件》版头所适用发文字号为“苏科”“苏科学”“苏科人”“苏科教”“苏科研”“苏科科技”“苏科社科”等，内容分别如下：
1. “苏科”内容主要包括学校行政向上级请示报告工作，传达贯彻中央、省及其他上级机关的重大路线、方针、政策；发布学校行政做出的全局性的政策、重大决策和重要工作部署；批转学校有关单位的重要报告、请示等事项。成立工作机构，办理教职工出境培训等。学校党政各单位以学校行政的名义向全校发布本单位职权范围内、涉及全局性的重要事项，也可用此公文版头。
2. “苏科学”内容主要包括对学生奖励通报、违纪行为通报处理等。
3. “苏科人”内容主要包括发布职称评审结果、人事管理重要通知等。
4. “苏科教”内容主要包括学生的学籍异动、学籍处理，教学事故的处理等。
5. “苏科研”内容主要包括对研究生的学籍处理、部分奖励及科研项目公布等。
6. “苏科科技”内容主要包括自然科学类科研机构的设立,科研项目及基金管理办法公布等。
7. “苏科社科”内容主要包括人文社科类科研机构的设立,科研项目及基金管理办法公布等。
（四）《中共苏州科技大学委员会苏州科技大学》版头适用发文字号统一归口为“苏科委”，主要用于学校党政工作要点以及同时涉及党委和行政重要工作事项的文件。
（五）《中共苏州科技大学委员会》《苏州科技大学》一般用于证明、贺信、函等一些特定公文，证明、贺信一般不编文号。
（六）《中共苏州科技大学党委办公室文件》版头所适用发文字号为“苏科委办”，主要用于学校党委办公室下发的各种规定和通知，或以党委办公室名义转发职能部门根据学校党委的工作部署安排及涉及全校性重要通知。
（七）《苏州科技大学校长办公室文件》版头所适用发文字号为“苏科校办”。主要用于学校校长办公室下发的各种规定和通知或以校长办公室名义转发职能部门根据学校行政的工作部署安排或涉及全校性重要通知。
第三章 行文规则
第十一条 各单位向学校行文、各单位之间的公文流转，应统一在OA系统内进行。涉密公文统一由学校办公室（保密办公室）按规定办理。
第十二条 根据发文单位与收文单位的关系，学校公文一般分为上行文、下行文、平行文。行文应遵照以下规定：
（一）上行文。向上级机关的行文，一般用请示、报告等文种。
应当遵循以下规则：
1. 原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级单位。
2. 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（二）下行文。即校内发文，指以学校党委、行政的名义向各学院（部）、各部门、各单位发布的公文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。
下行文应当遵循以下规则：
1. 主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送上级机关。
2. 学校办公室根据学校党委、行政授权，可向下级党委、行政行文，其他部门和单位不得向各校属单位党委、行政发布指令性公文或者在公文中向各校属单位党委、行政提出指令性要求。党政职能部门在各自职权范围内，可就日常具体工作安排向学院（部）等发布通知。
3. 中共苏州科技大学纪律检查委员会、苏州科技大学工会委员会、共青团苏州科技大学委员会按照工作职责可以分别向各二级党组织、二级工会、二级团组织行文。
4. 涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不得向下行文。
（三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函等文种。
各单位具体办理的以学校名义向校外单位商洽、答复问题的公文，须经校领导同意，以公函印制。
第四章 发文办理
第十三条 学校发文办理的主要程序包括公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等。
第十四条 学校各有关职能部门为学校发文的承办单位。承办单位负责拟稿。承办单位要严格履行发文程序，否则将不予印发。
第十五条 承办单位拟稿人在OA系统发文单上填写标题、主送单位、正文、附件、抄送单位等。
第十六条 承办单位拟稿人在发文单上签名并注明拟稿日期后，承办单位主要负责人审核、签字并注明审核日期。
第十七条 对涉及其他单位职权范围内的事项，承办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文，同时有关单位主要负责人在发文单上会签并注明会签日期。
第十八条 承办单位、会签单位主要负责人审核、签字后，交学校办公室审核，重要文件由学校办公室主任审核。
第十九条 学校办公室审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件格式是否符合有关规定等。对内容或形式存在较大问题的文件，由承办单位修改或重写。修改或重写后的文件按程序复审。学校办公室审核或复审通过后送校领导签发。
第二十条 如需要，主要校领导、分管校领导、学校办公室可要求增加、增列会签单位，由承办单位协调相关单位按程序处理。
第二十一条 重要公文和上行文需分管校领导会签后由主要校领导签发；涉及全校范围的重大事项或多单位职能交叉事项的文件由分管校领导审核后由主要校领导签发；涉及某一方面工作的公文，由分管校领导签发。纪要原则上由召集会议的校领导（主持人）签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。
第二十二条 以学校党政名义制发的公文，由学校领导签发后，还需经过以下程序：
（一）复核。已经校领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）印制核发。以学校名义印发的公文及函件由学校办公室印制。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文一般通过OA系统发布，不再以纸质形式制发。
第二十三条 学校办公室负责将有关材料存档：发文单、文件及其附件原稿、2份正式文件、电子文档。
第五章 字号及内容的相关要求
第二十四条 发文字号的要素及格式要求
（一）发文字号由三个要素即发文机关代字、年份和序号依次编排组成。发文字号在发文机关标识下空2行的第3行，用3号仿宋GB2312体字，居中排布或置于左下方（前空一格）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
（二）组织部、宣传部、人事处、学生工作处、教务处、财务处、研究生部、科技产业处、人文社科处等部门可用“组通”“宣通”“人通”“学通”“教通”“财通”“研通”“科技通”“社科通”字号发布涉及全校事务性工作的通知，字号中不应出现“苏科”字样，通知自行编号并报学校办公室备案。
第二十五条 草拟文件的相关要求
（一）符合国家、省有关部门和学校的有关规定，如作出新的规定，要切实可行并加以说明。
（二）情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）文件的文种应根据行文目的、与主送单位的行文关系确定。
（四）拟制紧急文件，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）文件中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第六章 收文办理
第二十六条 收文办理指学校党政机关收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。
第二十七条 外来文件分别由学校办公室签收、启封、登记。学校办公室负责人按公文内容确定属办件或阅件，办件对校领导签“阅示”、对承办单位签“阅办”，阅件签“阅”。短文当天批阅，急件随到随批。学校机要秘书按批办意见分别送校领导或有关单位。
第二十八条 学校各单位收到的上级部门文件，除属可自行处理的事务性工作、会议通知等之外，应及时送交学校办公室办理。
第二十九条 学校办公室收到各单位上报的公文，应当及时进行审核，对符合本办法的公文，学校办公室负责人提出拟办意见，并送校领导批示。
第三十条 承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退学校办公室并说明理由。涉及多个单位办理的公文，主办单位应当与协办单位主动协商，及时处理。
第三十一条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十二条 送校领导批示、或交有关单位办理的公文，学校办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档与管理
第三十三条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学校档案管理的有关规定，由学校档案部门进行集中统一管理，个人不得保存应当归档的公文。
第三十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定由各部门、各单位进行预立卷，定期向学校档案部门移交。
第三十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第三十六条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应经发文机关或者其上级机关批准。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位公章，视同正式公文管理。
第三十七条 秘密公文由学校机要秘书管理，按有关规定定期办理清退手续。
第三十八条 秘密公文应当通过机要专网传输、机要交通传递，不得密电明传、明电密电混用。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。
第三十九条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应按相关保密废纸回收销毁办法办理，履行严格的登记手续，由二人监销，不得丢失、漏销。个人不得擅自销毁公文。
第八章 附 则
第四十一条 学校公文含纸质公文和电子公文。电子公文指通过苏州科技大学OA系统、依照合法程序进行流转、签批及发布的公文，电子公文参照本办法执行。
第四十二条 本办法未尽之处，按照国家相关规定及《党政机关公文处理工作条例》的有关规定执行。
第四十三条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。
第四十四条 本办法自发文之日起施行。《关于印发<苏州科技学院公文处理实施办法>的通知》（苏科党〔2013〕64号）同时废止。
