重大活动的筹备组织是一项系统工程，其环节烦琐复杂，容易出现疏漏。结合多年的工作实践，我们体会，不断提高重大活动的组织水平，需要把握好筹划、实施、总结几个环节。
善筹划
对于重大活动组织而言，筹备阶段最为重要，工作量也最大。一般而言，筹划阶段分三步：
建立指挥体系。接到一项重大活动任务，首先要明确指挥体系，也就是通常所说的筹委会，这是整个活动的总协调、总指挥机构（以下称“指挥部”）。所有信息都要汇总到指挥部，所有指令也必须由指挥部发出。指挥部负责明确活动的主题和目的、确定议程、制定预案、明确责任分工、协调落实等。根据活动内容的不同，还应设置综合协调、文书材料、现场布置、安全保卫、后勤保障等相关工作组（或确定相应任务的责任单位、责任人）。整个活动的开展要依靠这个指挥部来推动和督促落实。
拟定活动预案。预案内容要涵盖活动的全过程，从接待来宾或是活动报到开始，直至活动结束，并将参加人员全部送离。基本要素包括时间、地点、参加人员、车辆安排、食宿安排、活动议程、主席台座位图或站位图、责任分工、保障单位等，必要时，还要对卫生防疫、安全保卫、交通保障、电力供应等作出安排。有统一活动内容的还要拟定乘车安排和行车路线。特别要注意明确每个环节的相关任务、责任人和联系方式。
总之，各方信息、想到的所有问题和细节、有关部门和人员的具体职责等，都应该汇总到预案中，并根据“5W1H”确定最佳预案，即为什么制定该措施（Why）、达到什么目标（What）、在何处执行（Where）、由谁负责完成（Who）、什么时间完成（When）、如何完成（How）。之后，召集各有关部门进行讨论，调整和完善方案，并进一步明确活动中每个环节的责任单位、责任人和具体职责。一份好的预案，既能提纲挈领，又能查漏补缺。
进行实地演练。实地演练可以印证和完善预案。通过长期的工作实践，我们体会，以下几个关键点需要格外注意：
1. 主席台人员的范围和排序。首先确定主席台人员的范围，然后确定人员排序。人员范围可遵循以下原则：一是注意主席台（或签约台）的容量；二是尽量保证有任务的人员上台；三是注意平衡，突出代表性，兼顾参会各方需要。主席台人员一般按级别排序，如果涉及层面多、背景复杂，可以先对照行政职级排序；没有相应职级的，可以查找以往惯例；无惯例可查的，可以按照有关人员在活动中担任角色的重要性来排。另外，同级或是职级接近的情况下，应该考虑把上级单位、受邀来宾往前排。有时来宾个人级别虽然不高，但他是代表所在部门参加活动，也要酌情往前排。确定顺序前要和有关各方充分沟通，尽量避免争议。
2. 话筒和音响的检查。首先要避免话筒、音响不响或乱响。除了注意检测线路，还要有专人负责音响，音响师也要全程在岗。其次要注意话筒的分配和调整。话筒数量不足时，一般先保证有讲话任务的领导。另外，一定要在活动前将主持词内议程、参加领导等有关内容进行再确认。再次要检查话筒的位置。发言席、主持席等要布置合理，注意发言台和上面摆放的物品不要遮挡发言人。
3. 有关材料的检查。对于主持词、发言稿或讲话稿等材料，由于修改的次数可能比较多，必须安排专人审核和发放。对于材料中涉及来宾和议程的部分，在活动开始前一定要进行最终审核和确认。
重实施
再完美的筹备也要在实施中实现，准备的时候可以反复演练、反复试验，有错还可以改，但实施是“一锤子买卖”，成败立现，不容重来。这个阶段的关键就是控制，使整个活动尽量按活动预案进行。
信息沟通到位，保证步调一致。预案中的每个环节、每项安排，都要保证该知道的人知道，特别重要的事项必须直接通知本人，并安排专人负责到底。比如在活动中有主持、讲话、致辞、启动等任务的人员，应安排专人提前与本人联系，并告知有关情况，有变化时更要及时告知。活动现场要安排专人负责引导登台、站位等。另外，如果有统一安排，出发、就餐、活动的时间地点等都要注意通知到每个人，即使是印制在活动手册上，也要有专人负责提醒。对于在主席台或前排就坐的重要来宾更要重点关注，确保活动期间随时联系得上。
掌握好时间节点，做到心中有数。对主持词、每位领导的讲话稿等有关材料都要熟悉掌握，对活动进程更要做到心中有底，比如每项议程大概多长时间、议程之间怎么衔接等，都需要了然于心，这样才能适时对下一议程进行提醒并做好准备，确保活动顺畅进行。
随时掌握情况，确保应急预案及时启动。活动期间要随时掌握活动进程、后勤保障、安全保卫等相关的动态情况，并作出分析，及时应对，必要时迅速启动应急预案。
勤总结
每次活动之后，应第一时间把相关资料收集起来，并进行效果检查，即活动预案是否合理，活动目标是否达到。这是总结经验和吸取教训的阶段，主要包括两方面内容：
积累经验，形成标准。对于被反复证明有效的措施，要进行标准化和制度化，便于以后执行和推广。比如路线安排，就可以固定如下原则：尽量走大路，避免被堵在小路上；尽量形成环线，不走回头路等。
总结教训，形成备忘。每次活动结束后，应把整个活动过程中出现的失误、差错以及不顺畅的地方记录下来，并认真分析出错的原因，可以专门形成一个《出错事项备忘录》，以防止同样的错误再次出现。
作者：刘峥鹏 刘琳娜 摘自《秘书工作》杂志
